議事録の目的とは？ワンランク上の議事録をとる3つのコツ
この記事では
- 記事録の目的について
- ワンランク上の議事録のためのポイント
を解説します！
皆様は”議事録”というものをとったことがあるでしょうか？
新入社員の方はもちろん、部下として働いている社会人の方にとっては
日常的な業務の１つでしょう。
下記のツイートでも話をしたのですが、
最近はサークルなどで大学生も議事録をとることがあるようです！
#議事録 って、最近の大学生はみんな知ってるもんなんですか？！
— たけやま (@xUtJcXvSHmTCFpe) 2020年1月23日
とあるものを見返していて、
わかりやすくまとまっててすごいなぁ🤯
と、関心した次第
この記事では、
事業部編成でメンバーが飛ばされる中、唯一部長から
「お前は必要だから残れ」
とまで言われる部下力の高い筆者が、議事録のコツを紹介します。
そもそも議事録とは？
何気なく”議事録”という言葉を使っているかと思いますが、改めて議事録と何か？についてお話します。
議事録＝会議の記録
議事録とは一言でいうと会議内容の記録です。
社内の会議や、取引先との商談など、会社員、サラリーマンは日々たくさんの会議に出席しています。
そのため、全ての会議の内容を詳細に覚えておくことは不可能です。
したがって、会議の内容を忘れずに残しておくために、議事録という文章が存在するのです。
また、
普段は出席しているAさんが風邪で欠席した
チームメンバー全員は商談に出れない
というように、全員が会議に出ることができる環境は常にありません。
誰かに会議の内容を共有することが必要になってきます。
そんな時にも議事録が力を発揮します。
すなわち議事録とは、
会議内容の記録
会議内容の共有
の2つを目的とした文章なのです。
議事録に書く内容
会議の記録と共有を目的としている議事録、
どんな内容を記載すればよいでしょうか？
主には、これらの項目を記載します。
日時・場所・出席者
会議で決まったこと・残った課題・次回の会議の予定
上の3つ、日時・場所・出席者については、
その会議が行われた状況を知るために書きます。
特に日時については、その情報がいつのタイミングのものなのかを知るために必須の項目です。
長期的なプロジェクトになると、議事録の数も多くなりますので、必ず日時は記載しましょう。
下の3つ、会議で決まったこと・残った課題・次回の会議の予定
については、議事録の本来的な目的になります。
会議で決まったことについては、
決まった内容と経緯や理由までセットにして書くと、見返した時に会議の光景を思い出しやすいので便利です。
例えば
来週の日曜日は遊園地に行く （決まったこと）
→先週は水族館に行ったため （経緯や理由）
というような形で私は記載しています。
残った課題についても、
どんな課題が残っているのかとなぜその会議では決めることができなかったのか
セットで書きましょう。
例えば
来月の飲み会の日程は保留 （残った課題）
→幹事が決定していないため （決めることができなかった理由）
というような形です。
議事録と聞くと面倒だとおもう方も多いでしょう。
しかし、自分で議事録を書くことで
- 仕事の内容が理解きる
- 数回書いていくことで慣れていく
- 上司を始め簡単にチームの役に立てる
というメリットがあります！
部下たるもの、積極的に議事録を書いてみましょう！
下記のサイトも、議事録について詳しく説明していますので、参考にしてみてください！
議事録の3つコツ
ここからは、誰でも簡単にできる議事録のコツを紹介します。
todoを一番上に書く
議事録の一番上には、
会議で決まったやらなくてはいけないこと＝todo
を記載するようにしています。
会議とは、会議をすること自体ではなく、
何か仕事を進めることが目的のはずです。
そして、これをすれば仕事が進む、ということがtodoになります。
ですので、一番見やすいところにtodoを書くようにしています。
そうすることで、忙しい上司であっても、必要な部分のみ確認することができます！
会議に関して、一言一句を確認する時間も必要性も上司にはありません。
上司が欲しい情報を端的に届けることを意識ましょう。
todoには必ず、
何を・誰が・いつまでに
を記載します。
これさえ決まっていれば、仕事が進むからです。
逆に言うと、これが決まっていないと仕事は進みません。
フォーマットを決める
なぜ、議事録は面倒というイメージがあるのでしょうか？
それは時間がかかるからです。
誰が、どんな発言をしたのか、
メモなどからまとめ直す必要があります。
そんな作業を０からしていては、とても時間がかかります。
そこで、フォーマットを利用しましょう。
私は下記のフォーマットを使用しています。
- 【】や■ 議題を表す
- → 次に詳細がくる
- // 人物を示す
- ［］ 日付を示す
フォーマットを決めることで、
この記号を見れば何のことを示しているんだなということを理解してもらえます。
また、人物や日付などが抜けている場合にはすぐに気づくこができます。
なんとなく雰囲気でやることは決まったけれど、
誰がいつまでにやるんだっけ？
となってしまう会議は意外にも多いものです。
このようなフォーマットを用いることで、会議の抜け漏れを防ぐことができるのです。
議事録を共有する際に、
「そういえば誰が行うか話せていなかったですはいかがしましょう？」
と、気の利く部下になることもできます！
フォーマットを使用した議事録の例は下記になります。
【誕生日会について】
■ケーキ
→チョコケーキを用意する //Aさん [〆1/5]
■会場
→10人で入れるお店を予約 //Bさん [〆12/29]
どうでしょうか？
フォーマットを使用することで、わかりやすい見た目になっていませんか？
その日のうちに共有し指摘をもらう
どれだけ忙しい場合にも、議事録は
会議をしたその日のうちに共有
するようにしましょう。
まとめる時分自身も、内容を鮮明に覚えているうちにまとめたほうがいいです。
会議の次の日などに議事録を作成しようとしても、覚えていない内容がでてきてしまうものです。
また、早めに上司やメンバーに共有することで
認識の違う箇所を指摘してもらう
ことができます。
自分はAさんが行うと思っていた業務も、実はBさんだった
などの勘違いは誰にでもあります。
会議直後であれば、みんながそのことを覚えているのですぐに訂正してもらえるのです。
これが数日たった後であると、そのままAさんの業務になってしまうこともあります。
間違いを指摘されることを苦手だと感じる方もいるかもしれません。
しかし、完璧な議事録をつくることが目的ではないはずです。
仕事を前に進めることが目的のはずです。
そのために、早めの共有とご指摘ウェルカム！という姿勢で議事録を書きましょう！
まとめ
いかがでしたか？
議事録の目的は
会議の記録と共有
です。
フォーマットを 予め決めることや、
todoを一番上にもっていくなど、
簡単な工夫で他の方と差別化ができます！
明日からの会議、ぜひ、議事録に挑戦してみましょう！
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